1. Bezpieczeństwo
Najważniejszym aspektem, a jednocześnie determinantem wyboru odpowiedniego miejsca na pikniku na świeżym powietrzu jest bezpieczeństwo uczestników. Przed dokonaniem ostatecznego wyboru lokalizacji koniecznym jest przeprowadzenie wizji lokalnej. Świadomość zalet i ewentualnych trudności, będzie miała duży wpływ, ale i w pewnym sensie ułatwi późniejsze planowanie pikników – rozmieszczenie poszczególnych stref i atrakcji.
2. Lokalizacja
Jednym z podstawowych aspektów planowania pikników w plenerze jest ich umiejscowienie w przestrzeni. Miejsce musi być na tyle dostępne, aby jego uczestnicy mogli bez problemu do niego dojechać. Warto wziąć pod uwagę transport publiczny oraz dostępność parkingu.
Dodatkowym atutem wybranego miejsca będzie monitoring oraz ochrona, w przeciwnym wypadku zapewnienie ochrony będzie leżało w gestii organizatora eventu.
3. Infrastruktura
Stała infrastruktura taka jak budynki, zadaszenia czy toalety często nie jest w pełni lub częściowo dostępna. Biorąc pod uwagę charakter imprezy, grupę docelową uczestników, jak i warunki atmosferyczne warto zapewnić przynajmniej podstawowe zadaszenie. Obecnie, na rynku dostępne są różnorodne, tymczasowe konstrukcje. Począwszy od namiotów ekspresowych, przez namioty typu Spider, na halach namiotowych kończąc – w różnej gamie rozmiarów i kolorów. Wybór odpowiedniego zadaszenia zależy głównie od ich przeznaczenia. Inne konstrukcje wybierzemy jako zadaszenia części wystawienniczej a jeszcze inne do wydzielenia gastronomii ze spożyciem posiłków na miejscu.
Następnym istotnym aspektem jest zapewnienie odpowiedniej liczby toalet oraz dostęp do wody – szczególnie ważne w przypadku większych grup.
4. Zezwolenia i kwestie prawne
Organizując imprezy sportowe, artystyczne czy też rozrywkowe trzeba sprawdzić, czy będzie ona wymagała specjalnych zezwoleń, zwłaszcza jeżeli szacunkowa liczba uczestników przekracza 1000 osób. Warto również zapoznać się z lokalnymi regulacjami mającymi istotny wpływ na organizowanie wydarzeń na świeżym powietrzu. Planowanie pikników a przepisy przeciwpożarowe – koniecznym jest umiejscowienie i prawidłowe oznaczenie wyjść ewakuacyjnych.
5. Utrzymanie porządku
Jako organizator jesteśmy zobowiązani do utrzymania porządku oraz czystości w trakcie eventu jak i po nim. Duża dostępność koszy na śmieci niewątpliwie wpłynie na utrzymanie porządku a co za tym idzie ogólną estetykę miejsca. Warto przemyśleć zatrudnienie firmy sprzątającej teren eventu tak by po jego zakończeniu miejsce szybko wróciło do swojego pierwotnego stanu.
6. Prąd
Kolejnym istotnym czynnikiem w planowaniu pikników na świeżym powietrzu jest dostęp do prądu. Choć, duża liczba atrakcji piknikowych jak animacje dla dzieci czy zabawy team-buildingowe nie wymaga korzystania z prądu. Jednak strefa gastronomiczna czy też występy na scenie nie może się bez niego obejść. Warto sprawdzić jakie są możliwości, wybranej przez nas lokalizacji, podłączenia się do prąd. W większości przypadków konieczne będzie wynajęcie agregatów prądotwórczych o mocy zależnej od danego zapotrzebowania.
7. Dodatkowe
Stałe atrakcje elementy infrastruktury takie jak ławki, place zabaw czy altany będą doskonałym dopełnieniem pikniku, a mogą stać się również dodatkową atrakcją. Innymi dodatkowymi atutami będą możliwości rekreacyjne jak boiska czy ścieżki spacerowe
Więcej o kreacji stref eventowych znaleźć można w naszym wcześniejszym artykule: https://outdoor-events.pl/strefy-eventowe/
