10 typowych błędów przy organizacji eventów plenerowych i jak ich uniknąć
Organizacja eventów plenerowych stanowi doskonałą okazję do stworzenia wyjątkowych doświadczeń, jednak wiąże się z koniecznością starannego planowania i przygotowań. Niewłaściwe decyzje mogą negatywnie wpłynąć na przebieg wydarzenia. W niniejszym artykule przedstawiamy 10 najczęściej popełnianych błędów podczas organizacji eventów na świeżym powietrzu oraz praktyczne wskazówki, jak ich uniknąć, zapewniając sukces i bezpieczeństwo wydarzenia.
1. Niewystarczające przygotowanie na zmienną pogodę
Nieprzewidywalna zmiana pogody, szczególnie w postaci deszczu lub silnego wiatru, stanowi częsty problem podczas organizacji eventów plenerowych. I choć faktem jest, że prognoza pogody nie zawsze się sprawdza. Mimo wszystko warto wykorzystać wszystkie dostępne środki i możliwości by się odpowiednio przygotować. Więcej o bezpieczeństwie podczas organizowania eventów w plenerze. Aby uniknąć takich trudności, warto zainwestować w wynajem namiotów z doświadczonych wypożyczalni. Są już zaprawione w obsłudze imprez i skutecznie zabezpieczą sprzęt przed trudnymi zjawiskami pogody.
2. Niewłaściwy wybór lokalizacji
Wybór miejsca pod event to zasadniczy element organizacji. Ma on ogromny wpływ na powodzenie całego przedsięwzięcia oraz ogólne wrażenie uczestników. Niezależnie od tego, czy organizujemy piknik rodzinny, festiwal, czy wydarzenie firmowe, przestrzeń, w której odbędzie się wydarzenie, musi być odpowiednio dopasowana do jego charakteru oraz liczby uczestników Zbyt mała przestrzeń może także utrudnić swobodny dostęp do poszczególnych stref eventu, co z kolei może wprowadzać zamieszanie i frustrację wśród gości.
3. Brak dojazdu na miejsce eventu
Kolejnym czynnikiem, który należy uwzględnić, jest dogodny dojazd do miejsca eventu. Trudny dostęp do lokalizacji, szczególnie w przypadku dużych wydarzeń, może skutkować problemami z dotarciem uczestników na czas. Należy sprawdzić, czy organizacja transportu publicznego jest wystarczająca, a także czy w okolicy dostępne są odpowiednie drogi dojazdowe oraz parkingi. W przypadku wydarzeń, które przyciągają gości z różnych regionów, warto również uwzględnić możliwość wynajmu autobusów czy innych środków transportu zbiorowego, aby usprawnić logistykę dojazdu. Przykładem może być organizacja koncertu w plenerze, gdzie odległość od głównych dróg oraz brak odpowiednich parkingów w pobliżu może zniechęcić gości do udziału w wydarzeniu.
4. Brak planu awaryjnego na wypadek złej pogody
Kolejnym z błędów przy organizacji eventów plenerowych jest brak planu awaryjnego na wypadek złej pogody. Zabezpieczenie się przed opadami deszczu, burzą czy silnym wiatrem to klucz do sukcesu. Zakładanie z góry, że prognozy się sprawdzą jest zgubne. Warto wynająć choć kilka namiotów imprezowych, bo mogą stać się ratunkiem w takich sytuacjach, dając ochronę przed deszczem, .
5. Nieodpowiednie dopasowanie liczby gości do wielkości namiotu
Niewłaściwy dobór rozmiaru namiotu w odniesieniu do liczby uczestników może znacząco wpłynąć na komfort i odbiór wydarzenia. Zbyt mała przestrzeń może sprawić, że namiot stanie się przytłaczający i niewygodny. Z drugiej zaś strony zbyt duży namiot może wywołać wrażenie pustki, co z kolei wpływa na postrzeganą atmosferę wydarzenia. W związku z tym, przed podjęciem decyzji o wynajmie namiotów eventowych, należy dokładnie oszacować liczbę uczestników, aby dobrać namiot o odpowiednich rozmiarach, zapewniając optymalny komfort oraz estetykę przestrzeni.
6. Brak odpowiedniego zabezpieczenia przed wiatrem
Wiatr jest jednym z najczęściej występujących, a zarazem najbardziej uciążliwych czynników atmosferycznych, które mogą znacząco wpłynąć na przebieg wydarzenia plenerowego. Niezależnie od tego, czy mówimy o lekkim wietrze, czy o silnych podmuchach, nieprzewidziane zmiany pogody mogą nie tylko uprzykrzyć życie uczestnikom, ale również zagrozić stabilności konstrukcji namiotów, uszkodzić sprzęt, a w skrajnych przypadkach nawet doprowadzić do przewrócenia namiotu. W związku z tym, szczególną uwagę należy poświęcić odpowiedniemu zabezpieczeniu namiotów przed wiatrem, aby zapewnić bezpieczeństwo gościom oraz niezakłócony przebieg wydarzenia.
7. Niewystarczające oświetlenie
Eventy w plenerze mogą trwać do późnych godzin wieczornych, dlatego odpowiednie oświetlenie jest niezbędne. Oświetlenie powinno być dostosowane do specyfiki wydarzenia oraz różnych stref, które wchodzą w jego skład. W przypadku większych eventów, takich jak koncerty, festiwale czy targi, oświetlenie powinno obejmować zarówno przestrzenie główne, jak i te poboczne, w tym drogi dojściowe, strefy odpoczynku oraz toalety. Należy zadbać o to, aby ścieżki komunikacyjne były dobrze oświetlone, co pozwoli uczestnikom na swobodne poruszanie się po terenie, nawet w warunkach nocnych. Z kolei w namiotach wystawowych, konferencyjnych czy gastronomicznych, oświetlenie powinno zapewniać odpowiednią jasność, umożliwiając komfortowe korzystanie z przestrzeni, czy to do rozmów, czy do podziwiania wystaw lub uczestniczenia w prelekcjach.
8. Problemy z dostępem do energii
Ograniczenia lub całkowity brak dostępu do prądu jest jednym z najczęstszych wyzwań. W sytuacji, gdy wydarzenie odbywa się na otwartym terenie, z dala od stałych źródeł zasilania, zapewnienie odpowiedniego zasilania staje się kluczowym elementem organizacyjnym. Prąd elektryczny jest niezbędny nie tylko do oświetlenia przestrzeni, ale również do zasilania sprzętu audio, multimedialnego, systemów nagłośnienia, a także do obsługi urządzeń elektronicznych, które stanowią integralną część wielu wydarzeń, takich jak konferencje, koncerty, festiwale czy targi. W związku z tym, jednym z najbardziej efektywnych rozwiązań jest wynajem generatorów prądu, które pozwalają na zapewnienie niezawodnego źródła energii, niezależnie od lokalizacji wydarzenia.
10. Złe rozmieszczenie stref i atrakcji
Kolejnym z błędów popełnianych przy organizacji eventów plenerowych jest niewłaściwe rozmieszczenie stoisk oraz atrakcji. Niedopatrzenie to może prowadzić do nadmiernego tłoku, utrudniać swobodne poruszanie się uczestników oraz negatywnie wpływać na ogólną atmosferę wydarzenia. Przed przystąpieniem do rozmieszczania stoisk i atrakcji, najlepiej dokładne zaplanować przestrzeni oraz opracować planu wydarzenia. Warto też uwzględnić odpowiednie przejścia oraz wyznaczone miejsca przeznaczone na odpoczynek.
9. Brak odpowiednich zabezpieczeń sanitarno-epidemiologicznych
Dbałość o higienę i bezpieczeństwo uczestników wydarzenia jest niezwykle istotna, szczególnie w kontekście obowiązujących norm sanitarnych. Należy zapewnić, aby w strategicznych punktach wydarzenia znajdowały się toalety, środki dezynfekujące oraz pojemniki na odpady. Unikanie błędów w organizacji eventów plenerowych wymaga szczególnej uwagi na te aspekty, aby zagwarantować komfort i bezpieczeństwo wszystkich obecnych.
10. Zaniedbanie kwestii logistycznych
Logistyka stanowi fundament skutecznej organizacji każdego udanego wydarzenia. Kluczowe jest, aby zapewnić sprawny transport zarówno dla gości, jak i dostawców, a także odpowiednie rozmieszczenie niezbędnego sprzętu. Precyzyjne zaplanowanie każdego z tych elementów pozwoli uniknąć chaosu, opóźnień oraz innych nieprzewidzianych trudności, które mogą wpłynąć na przebieg wydarzenia. Dbałość o szczegóły logistyczne, takie jak ustalenie tras transportu, harmonogramy przyjazdów i wyjazdów, a także właściwe ustawienie sprzętu w odpowiednich miejscach, ma kluczowe znaczenie dla płynnej realizacji eventu oraz zadowolenia uczestników.
Podsumowanie
Podsumowując, wybór miejsca pod event to proces, który wymaga staranności i szczegółowego sprawdzenia wszystkich elementów infrastrukturalnych oraz logistycznych. Zbyt mała przestrzeń, trudny dojazd czy brak odpowiednich udogodnień mogą poważnie wpłynąć na komfort i zadowolenie uczestników. Dlatego przed wynajmem przestrzeni należy dokładnie przeanalizować dostępność parkingów, toalet, infrastruktury technicznej oraz ogólne warunki dojazdu, aby zapewnić uczestnikom wygodę i płynność wydarzenia.
